+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

При приеме документов на хранение в архив заводится карточка

При приеме документов на хранение в архив заводится карточка

Подготовка документов к архивному хранению и передача их в архив Передача документов на архивное хранение — это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив. Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов. Порядок передачи документов в архив Определение места хранения документов Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения: хранение документов в офисе; сдача документации на внеофисное хранение; создание электронного архива.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Акт приема-передачи дел на архивное хранение

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Первичная документация в бухгалтерском учете

Подготовка дел к передаче в архив выполняется в структурных подразделениях Общества. Ответственность за качество и своевременность подготовки и передачи дел в архив несет руководитель структурного подразделения.

График передачи дел в архив составляется в начале года после проведения экспертизы ценности документов Общества и согласуется с начальником службы ДОУ. Работники архива при необходимости оказывают методическую помощь структурным подразделениям в подготовке и оформлении дел для передачи их в архив.

Прием дел производится работником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего документы в архив. Работники архива имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные дела. При подготовке дел к передаче в архив Общества следует руководствоваться: Основными правилами работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв.

Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Номенклатурой дел Общества. Положением об экспертной комиссии Общества утв.

Инструкцией по делопроизводству Общества утв. Состав документов подлежащих передаче в архив Архив Общества комплектуется делами временного, постоянного хранения, а также делами по личному составу. В архив Общества передаются дела временного хранения со сроками хранения от 5 лет. Дела со сроками хранения до 5 лет хранятся в структурных подразделениях Общества и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке см. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов далее ЭЦ — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

ЭЦ проводится в Обществе ежегодно. ЭЦ проводится на основании номенклатуры дел Общества. При проведении ЭЦ осуществляется: отбор документов для передачи в архив Общества; отбор и выделение из дел документов, не подлежащих архивному хранению черновики, копии, документы не подлежащие передаче в архив в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции ; выделение к уничтожению дел и документов, сроки хранения которых истекли.

По результатам ЭЦ составляются: для документов, по которым принято решение о передаче в архив — сдаточные описи дел приложение 1 ; для документов, срок хранения которых истек и которые признаны не имеющими научно-исторической ценности и утратившими практическое значение — акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек приложение 2 ; для утерянных документов — акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны приложение 3.

Уничтожение документов Уничтожение документов — это процесс ликвидации документов без возможности восстановления. Акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек приложение 2 , утверждаются генеральным директором Общества.

Уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации. Электронные документы могут уничтожаться как путем физического уничтожения носителей, так и путем переформатирования или перезаписи носителей.

При необходимости к процедуре уничтожения электронных документов привлекаются специалисты отдела информационных технологий Общества. Комплектование и оформление дел и документов для передачи в архив Комплектование архивного дела включает в себя следующие операции: сортировку документации с целью выделения из дел документов, срок хранения которых истек, дубликатов, копий и т. Если в деле содержится переписка по нескольким крупным вопросам, документы группируются по каждому из них отдельно, а группы отделяются друг от друга разделителями.

Приложения подшиваются непосредственно после основных документов. Приложения-предметы компакт-диски, флеш-карты и т. Документы в деле располагаются таким образом, чтобы документы за январь находились в начале дела тома , а документы за декабрь — в конце. В деле должно содержаться не более листов. Если объем дела больше, оно подразделяется на тома. Если объем дела небольшой, допускается комплектовать его вместе с другими делами при условии, что у всех дел комплекта одинаковые сроки хранения.

При сшивании подобных дел между ними вкладываются разделители, на которых указывается индекс и заголовок каждого из дел. Электронные документы хранятся на внешних носителях информации. Наименование файла электронного документа должно полностью соответствовать заголовку дела по номенклатуре. На один носитель информации помещаются файлы электронных документов, имеющих одинаковый срок хранения.

Носитель информации с файлами электронных документов подшивается в конверт. На конверте указывается индекс и заголовок каждого из дел. Оформление дела для передачи на архивное хранение В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела со сроками хранения 10 лет и более. Полное оформление дел предусматривает: Подшивку или переплет дела.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Нумерацию листов в деле. Нумерация листов внутри дела производится в правом верхнем углу каждого листа простым карандашом арабскими цифрами. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов включая печатные издания нумеруются в общем порядке. Если дело состоит из нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. При наличии конверта с непрошитым приложением схема, фотография нумеруется только конверт независимо от количества листов приложения.

Не нумеруются дела, содержащие документы одного вида, имеющие собственную валовую нумерацию например, приказы. Внутренняя опись имеет отдельную нумерацию. Не нумеруются лист заверительной надписи и разделители внутри дела. Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела приложение 4. Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, а также для учета дел, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают их конкретное содержание.

Составление заверительной надписи листа-заверителя дела приложение 5. В конце дела подшивается лист заверительной надписи. В листе-заверителе указывается количество листов дел и внутренней описи при ее наличии , оговаривается состояние документации в деле. Заверительная надпись датируется и подписывается руководителем структурного подразделения, сдающего дело. Оформление реквизитов обложки дела наименование структурного подразделения, индекс и заголовок дела, крайние даты документов в деле, количество листов.

Заголовок архивного дела должен строго соответствовать номенклатуре дел и отражать содержание документации, содержащейся в деле. Для дел, скомплектованных по тематическому принципу, целесообразно составлять развернутый заголовок с перечислением вопросов, которым посвящена документация дела. Ограничение доступа к информации дела также отражается в заголовке.

Заголовок оформляется на бланке и наклеивается на обложку файла. Реквизиты заголовка: наименование структурного подразделения управление, отдел ; индекс дела по номенклатуре; номер дела тома , если необходимо; заголовок дела аннотация к документам дела для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы ; крайние даты дела тома ; количество листов архивного дела тома ; срок хранения дела тома.

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Порядок передачи дел в архив Передача дел на архивное хранение производится по сдаточной описи приложение 1. При заполнении описи в нее с обложки каждого дела переносятся следующие данные: 7.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том заносится в опись под своим порядковым номером. Сдаточная опись на дела, подготовленные структурным подразделением для сдачи в архив, составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем структурного подразделения. Оба экземпляра описи вместе с подготовленными для сдачи на архивное хранение делами передаются в архив. При приеме дел работник архива Общества сверяет передаваемые дела со сдаточной описью и делает запись о приеме, после чего один экземпляр сдаточной описи передается в структурное подразделение.

Приложение 1 к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив утв.

Подготовка дел к передаче в архив выполняется в структурных подразделениях Общества. Ответственность за качество и своевременность подготовки и передачи дел в архив несет руководитель структурного подразделения.

Заключение подписывается всеми членами комиссии с указанием их должностей и расшифровкой подписей и передается руководителю архива или уполномоченному им лицу. Руководитель архива или уполномоченное им лицо в течение двух рабочих дней после получения заключения комиссии утверждает его. Уведомление пользователя производится в течение пяти рабочих дней устно или по его требованию — письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.

Утвержденное заключение комиссии передается заведующему архивохранилищем или замещающему его должностному лицу и служит основанием для выдачи невыдачи пользователю подлинника архивного документа. Заключение регистрируется в книге учета заключений и включается в дело архивного фонда, к составу которого отнесен подлинник архивного документа.

Выдача фонда пользования на микроносителях и физически обособленных электронных носителях, хранящихся вне читального зала архива, производится по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем отделом обеспечения сохранности документов. Обязательной полистной проверке перед выдачей и при возврате на места хранения с проставлением отметки в листе-заверителе подлежат архивные документы: особо ценные; имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; несброшюрованные; содержащие автографы, рисунки, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с марками, пустые страницы с водяными знаками и другие раритеты, потенциально представляющие коллекционный интерес; ранее не выдававшиеся только при первой выдаче.

Состав других архивных документов, подлежащих полистной проверке, архив определяет самостоятельно. Выдаваемая единица хранения должна иметь: нанесенный непосредственно на нее и или первичное средство хранения, в котором она находится, архивный шифр пункт Архивные документы выдаются на срок: до 20 рабочих дней — пользователям в читальный зал кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более 10 рабочих дней ; до рабочих дней — для выполнения работниками архива поручений руководителя архива или уполномоченного им должностного лица в пределах соответствующих полномочий служебных заданий.

Выдача архивных документов для экспонирования, проведения физико-химической, технической и биологической обработки вне архива осуществляется на срок, определенный соответствующим договором. Сроки выдачи архивных документов во временное пользование: фондообразователю или его правопреемнику определяются архивом по согласованию с ним, но не могут превышать шести месяцев; судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации [22].

Выдача архивных документов производится на основании заказа требования или акта о выдаче архивных документов во временное пользование в соответствии с пунктом Заказ архивных документов пользователями может осуществляться через информационную систему архива. Выдаваемые архивные документы регистрируются в книгах выдачи из архивохранилища, которые ведутся в каждом архивохранилище раздельно по целям выдачи, или в информационной системе архива.

Получение и возврат работником архива в том числе работником читального зала каждой единицы хранения подтверждаются в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива.

На места хранения выдаваемых архивных документов подкладывается карта-заместитель, в которой указываются архивный шифр и дата выдачи единицы хранения, а также фамилия и инициалы работника архива или пользователя. Контроль за соблюдением сроков выдачи дел осуществляется: путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал; в автоматическом режиме в информационной системе архива.

При выявлении фактов нарушения сроков возврата архивных документов принимаются меры по их возвращению на места хранения. В случаях повреждения или хищения архивного документа архив обязан [23] : незамедлительно обратиться с заявлением в правоохранительные органы; проинформировать уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела; принять меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Перемещение архивных документов Перемещение архивных документов осуществляется: между территориально удаленными зданиями — с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления [24] : между зданиями, находящимися на одной охраняемой территории, или внутри здания архива, — с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.

Для проведения массового перемещения архивных документов не менее трети от общего объема хранящихся в архиве единиц хранения допускается привлечение сторонней организаций по договору.

При транспортировке архивных документов вне архива должны быть: соблюдены условия, предотвращающие воздействие на них вредных факторов окружающей среды и механических повреждений посредством применения специальных тары и упаковки; обеспечено их сопровождение работником архива при перевозке автомобильным транспортом.

Временный вывоз архивных документов за пределы территории Российской Федерации Оформление временного вывоза архивных документов за пределы территории Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации [25] и Таможенным кодексом Евразийского экономического союза [26]. Выявление уникальных и особо ценных документов Выявление уникальных документов архив проводит в соответствии с положением о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации [27].

Отнесение архивных документов к особо ценным осуществляет экспертно-проверочная комиссия далее — ЭПК соответствующего федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, научной организации, экспертная фондово-закупочная комиссия государственного, муниципального музея, экспертная комиссия государственной, муниципальной библиотеки [28].

Страховой фонд На случай утраты или повреждения подлинников уникальных и особо ценных документов архив создает самостоятельно и или с привлечением на договорной основе сторонней организации страховой фонд.

Очередность страхового копирования определяется архивом с учетом физического состояния и интенсивности использования архивных документов. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы единицы учета. При приеме изготовленных страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния.

Разрешение на передачу страхового фонда в ЦХСФ дает уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства по обращению федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела [29] ; в специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации — уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела [30].

Фонд пользования Для выведения из оборота подлинников архивных документов архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей создает фонд пользования: одновременно с созданием страхового фонда; в электронном виде электронный фонд пользования.

В фонд пользования включаются полностью скопированные единицы хранения единицы учета. Копии отдельных архивных документов могут включаться в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов. Фонд пользования, создаваемый одновременно со страховым фондом, изготавливается в комплекте, включающем: для архивных документов на бумажном носителе — одну микроформу второго поколения на галогенидосеребряной пленке негативная или позитивная , изготовленную с негативной микроформы первого поколения, и одну микроформу третьего поколения, изготовленную с микроформы второго поколения; для кинодокументов — одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы для звуковых кинодокументов ; допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм; для фотодокументов — один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив.

Электронный фонд пользования создается в двух экземплярах: на архивные документы на бумажном носителе — путем оцифровки документов или их микрокопий, в том числе наряду или вместо обязательного комплекта фонда пользования на микроносителе; на фотодокументы — путем оцифровки документов или их микрокопий, в том числе наряду или вместо обязательного комплекта фонда пользования на микроносителе; на кинодокументы, фонодокументы и видеодокументы — путем оцифровки подлинника.

Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий: фотокопии — в том же архивохранилище помещении , где и подлинники архивных документов, с которых они были изготовлены, на отдельных стеллажах или в шкафах по порядку архивных шифров; копии на микроносителе — в архивохранилище, отвечающем условиям хранения аудиовизуальных документов согласно пункту 5.

Электронный фонд пользования хранится: на физически обособленных носителях в помещениях, обеспечивающих хранение электронных документов — по порядку архивных шифров; в информационной системе архива, в информационной государственной региональной системе, в том числе с использованием облачных платформ.

Выдача фонда пользования осуществляется: на микроносителе — взамен подлинников архивных документов при их заказе в соответствии с главой XIV Правил; в электронном виде: на физически обособленных носителях — взамен подлинников архивных документов при их заказе в соответствии с главой XIV Правил; посредством информационной системы архива в режиме реального времени на терминалах, предоставляемых пользователям в помещении архива; посредством информационной системы архива архивов , информационных федеральных региональных систем в режиме удаленного использования.

Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка фонда пользования на микроносителе проводится в том же порядке, что и для аудиовизуальных документов согласно главам X—XII Правил. Страхование архивных документов Страхованию на время предоставления для экспонирования в соответствии с пунктом Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации [32].

Страховая оценка архивных документов проводится архивом самостоятельно. Общие требования к ведению учета архивных документов Архив устанавливает состав учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому архивохранилищу в отдельности, а также схему учета архивных документов.

Учету подлежат: хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел, документов; хранящиеся в источниках комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации и документы по личному составу. Архивные документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации.

Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы. Учет архивных документов за период до года ведется в архиве отдельно от учета архивных документов последующего периода с самостоятельной порядковой нумерацией фондов.

Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальные документы. Учет архивных документов ведется: хранящихся в архиве — специальным структурным подразделением или специально выделенными работниками; хранящихся в источниках комплектования, до передачи на постоянное хранение — специальным структурным подразделением или работниками, отвечающими за организацию комплектования архива.

Записи в учетные документы архива вносятся во все их экземпляры работниками, указанными в пункте Учетные единицы в архиве Архивные документы учитываются в архиве по фондам объединенным архивным фондам, архивным коллекциям и единицам хранения, а также единицам учета для аудиовизуальных документов. Поступившие в неупорядоченном виде россыпь архивные документы учитываются в условных единицах хранения из расчета листов в одной условной единице хранения и 50 листов формата А4 в одной условной единице хранения научно-техническая документация.

Каждой учетной единице присваивается учетный номер, являющийся составной частью архивного шифра согласно пункту Учетные номера могут быть простыми содержать только цифровое обозначение , составными содержать цифровое и буквенное обозначение и индекс в виде условных знаков, букв и или цифр, указываемый через дефис и расширенными содержать указание на порядковый номер части единицы учета.

Не допускается присвоение одинаковых номеров: архивным фондам — в пределах одного архива; описям дел, документов — в пределах одного архивного фонда; единицам хранения единицам учета — в пределах одной описи дел, документов. Номера утраченных и выбывших архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.

В случае объединения архивов к номерам архивных фондов добавляются индексы. Перенумерация архивных фондов допускается с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления [35].

В архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности того же фондообразователя. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов согласно пункту Каждая единица хранения единица учета получает обозначение, включающее в себя официальное сокращенное наименование архива и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения единицы учета далее — архивный шифр. В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов дополнительно включаются вид коллекции кино-, фото-, фоно-, видео- и носителя, а также обозначения буквенные и цифровые видов документов, включенных в комплект, формата записи кинодокументов.

Единицей учета аудиовизуальных документов является часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения, имеющая самостоятельный заголовок и относящаяся к определенному событию, произведению. Система учетных документов архива Система учетных документов архива включает: обязательные, ведущиеся на бумажном носителе кроме паспорта архивохранилища , в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации [36] ; вспомогательные, ведущиеся на бумажном носителе и или в электронном виде, состав и формы которых архив определяет самостоятельно.

Хранение учетных документов Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, предусмотренные пунктами Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилище обособленно от архивных документов, третьи экземпляры описей дел, документов — в помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям.

Акты, предусмотренные пунктом Выдача учетных документов Учетные документы в читальный зал архива не выдаются, за исключением отсутствующих в нем экземпляров описей дел, документов, которые выдаются на срок до 5 рабочих дней по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем отделом обеспечения сохранности документов. Выдача из архивохранилища вторых экземпляров описей дел, документов производится в порядке, аналогичном порядку выдачи архивных документов согласно главе XIV Правил.

Выдача третьих экземпляров описей дел, документов по запросу пользователя производится работником читального зала архива. Постановка на учет и снятие с учета архивных документов При приеме в архив архивных документов сведения о них вносятся в книгу учета поступлений документов. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета аудиовизуальных документов.

Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей дел, документов. При передаче всего архивного фонда из одного архива в другой архив передаются три экземпляра описи дел, документов, дело фонда и лист фонда.

Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и, в качестве приложения к акту приема-передачи документов, включается в архивный фонд архива-сдатчика. При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр каждой его описи дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

Изменения количества единиц хранения в результате поступления и выбытия архивных документов, проведения отдельных видов работ фиксируются во всех экземплярах описи дел, документов с составлением новой итоговой записи к ней, которая подписывается работником архива, ответственным за ведение учета, с указанием должности и даты составления.

Учет единиц хранения, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни [37] Архив, хранящий архивные документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в соответствии с законодательством Российской Федерации должен пройти регистрацию в инспекции пробирного надзора Минфина России [38]. Учет архивных документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведет материально ответственное лицо из числа работников архива, с которым руководитель архива заключает договор о материальной ответственности за их сохранность и учет.

К единице хранения, имеющей в оформлении или в приложении драгоценные металлы и камни, прикрепляется бирка, на которой через дробь с архивным шифром указывается номер по инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни. Учет единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведется в инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, по порядку номеров архивных фондов и описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов — по порядку номеров единиц хранения.

Листы инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью архива. На обороте последнего листа книги делается запись о количестве листов в книге, которая заверяется подписями руководителя архива и материально ответственного лица, скрепляется печатью архива.

Личная карточка работника

Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется в соответствии с планом-графиком, который утверждается Главой Полевского городского округа по согласованию с источниками комплектования. Архивные документы принимаются в архивный отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния и проверка комплектности учетных документов. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись.

Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах.

Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования фондообразователя. Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами их частью возвращается собственнику или владельцу.

Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

An error occurred.

Рекомендации по подготовке к передаче документов по личному составу на хранение в муниципальный архив Рекомендации по подготовке к передаче документов по личному составу на хранение в муниципальный архив Формирование дел Правильно сформированные дела соответствуют следующим требованиям: - вид разновидность документа и его содержание должны соответствовать конкретному заголовку дела по номенклатуре, к которому этот документ относится; - в деле должны находиться только исполненные, правильно оформленные документы, удостоверенные необходимыми подписями, датированные и т.

Распорядительные документы приказы, распоряжения, указания, инструкции и др. Документы, являющиеся основанием для издания приказов по личному составу, включаются в соответствующие личные дела сотрудников или формируются в отдельные дела. Внутри дела документы должны размещаться с учетом последовательности решения вопроса, в хронологическом порядке: наиболее ранние документы должны располагаться в начале дела. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов и их отбор на постоянное и временное хранение, а также к уничтожению проводиться на основе действующего законодательства и иных нормативных правовых актов РФ и Свердловской области по архивному делу и документационному обеспечению управления, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых, примерных и конкретных номенклатур дел, нормативно-методических документов Федерального архивного агентства России и Управления архивами Свердловской области.

Сроки хранения отдельных категорий документов, не вошедших в перечни, устанавливаются также в правовых и нормативных актах федеральных министерств и ведомств, согласованных с Федеральным архивным агентством, министерств и ведомств Свердловской области, согласованных с ЭПК Управления архивами Свердловской области.

Результатом экспертизы ценности является составление описи дел постоянного хранения, по личному составу, долговременного свыше 10 лет срока хранения, акта о выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек.

Акт о выделении к уничтожению утверждается конкурсным управляющим после утверждения и согласования ЭПК Управления архивами Свердловской области описей дел постоянного срока хранения и по личному составу и последующего за этим утверждения описей конкурсным управляющим.

Внесенные в утвержденный акт документы могут быть уничтожены, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Оформление дел В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения, долговременного свыше 10 лет срока хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле. Составление заверительной надписи, в необходимых случаях составление внутренней описи дела. Подшивка и переплет дела Документы, составляющие дело постоянного и временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного прочтения текста всех документов, виз и резолюций на них.

При этом из документов удаляются все металлические скрепления скрепки, булавки, металлические части скоросшивателей. В конце каждого дела подшивается переплетается чистый лист для оформления заверительной надписи. Нумерация листов в деле В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы кроме листа с заверительной надписью, чистых листов, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа.

Нумерация производится черным графитным карандашом, не задевая текста. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Нумерация внутренней описи документов дела производится отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов частей , нумеруются отдельно. Сложенные листы разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный вдвое и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела производится перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом проставляется новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

Составление заверительной надписи дела Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела.

В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, через знак плюс указывается количество листов внутренней описи. Также в заверительной надписи оговаривается наличие в деле листов с пропущенной и литерной нумерацией. Оформление обложки дела Обложка дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения и по личному составу оформляется с указанием следующих элементов: - наименование организации, ее непосредственная подчиненность если имеется прямая подчиненность ; - наименование структурного подразделения; - номер дела тома, части по описи, в которую включено данное дело, и номер описи; - заголовок дела; - количество листов в деле; - срок хранения дела.

При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью. В именительном падеже, в скобках — официально принятое сокращенное наименование. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел с внесением необходимых дополнений и уточнений, отражающих реальное содержание и состав виды, разновидности отложившихся в деле документов.

Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле на основании заверительной надписи дела и срока хранения дела постоянно, 75 лет, 50 лет, 25 лет и др.

Составление описей дел На все дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и документы по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями, составляются описи дел. Опись является одновременно учетным и справочным документом, обеспечивающим оперативный поиск дел и документов. Описи составляются отдельно на дела: - постоянного хранения - по личному составу в 3 экз. На дела временного до 10 лет включительно срока хранения описи, как правило, не составляются.

Заголовок дел, относящихся к конкретным структурным подразделениям организации, вносятся в опись в соответствии с систематизацией, закрепленной в номенклатуре дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи — валовой за несколько лет. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется правильность формирования и оформлении дел. При просмотре дел в этих целях проверяется: - соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; - правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; - качество подшивки переплета дела; - правильность оформления обложки дела и нумерации листов в нем; - наличие заверительной надписи дела.

Имеющиеся нарушения правил формирования дел должны быть устранены до составления описей на эти дела. В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи литерные и пропущенные номера.

Описи дел по личному составу утверждаются конкурсным управляющим только после их согласованияс ЭПК Управления архивами Свердловской области. Описи дел временного свыше 10 лет хранения на рассмотрение ЭПК не выносятся. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Датами дел с распорядительной и протокольной документацией приказы, распоряжения, указания, протоколы, стенограммы и др. В случае разделения дел на тома в заголовке каждого дела указываются дата, номер и наименование каждого тома.

Кроме того описи по личному составу могут быть составлены на отдельные виды документов.

Рекомендации по подготовке к передаче документов по личному составу на хранение в муниципальный архив Рекомендации по подготовке к передаче документов по личному составу на хранение в муниципальный архив Формирование дел Правильно сформированные дела соответствуют следующим требованиям: - вид разновидность документа и его содержание должны соответствовать конкретному заголовку дела по номенклатуре, к которому этот документ относится; - в деле должны находиться только исполненные, правильно оформленные документы, удостоверенные необходимыми подписями, датированные и т. Распорядительные документы приказы, распоряжения, указания, инструкции и др.

Акт приема-передачи дел на архивное хранение Организации, как частные, так и государственные, обязаны хранить свою документацию определенные сроки. Бумаги не всегда находятся в архиве компании, их можно сдавать на хранение в государственные или муниципальные архивы.

Это делается после заключения договора с учреждением. При сдаче бумаг заполняют акт приема-передачи документов на архивное хранение. Процедура проводится в строгом порядке: организация заключает договор с архивом, составляет опись документов, работники архива проводят их тщательную проверку и экспертизу научно-практической ценности, формируя дела, исправляя ошибки до того, как бумаги попадут в архив.

Процедура осуществляется в присутствии представителя организации, сдающей дела. Вместе с делами работнику архива необходимо передать историческую справку компании при первом обращении в учреждение , письмо на имя руководителя, где указано количество дел и их последние даты, описи дел в 3 экземплярах с предисловиями.

Также при необходимости передают справку, фиксирующую неполную сохранность дел или отдельных бумаг в них. Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания акта приема-передачи.

Если компания сдает документы в собственный архив, то процедура проходит почти аналогично. Документы готовит ответственный работник подразделения, при необходимости после консультации с делопроизводителями, бухгалтерами и т. Бумаги сдают с описью, а по окончании проверки документов сотрудником архивного подразделения подписывают акт приема-передачи дел.

К сведению! Как составить акт приема-передачи дел на архивное хранение Для передачи дел в государственный архив законодательством был разработан специальный бланк. Эти формы компании могут использовать для составления собственного бланка акта, изменив или дополнив их под свои нужды. В бланк необходимо внести следующие сведения: Номер акта, дату и место его составления. Причину передачи дел на хранение: истек срок хранения бумаг в организации, компания ликвидируется и т.

Название передаваемого фонда. Полное наименование организации, сдающей бумаги в архив. Полное наименование архива. За какие годы сдаются бумаги. Опись документов. Указывают название и номер описи, количество экземпляров описи, количество единиц хранения, примечание в этом поле надо отметить, были ли какие-то расхождения между данными в описях и фактическим наличием.

Количество принятых на хранение единиц указывают прописью. Номер фонда в госархиве. ФИО, должности и подписи лиц, которые произвели прием и передачу бумаг в архив, дату осуществления операции. После заполнения и тщательной проверки формы руководители архива и организации должны утвердить документ. Для этого они расписываются в специальных графах в верхней части документа.

Порядок передачи документов на хранение в архивный отдел

Заключение подписывается всеми членами комиссии с указанием их должностей и расшифровкой подписей и передается руководителю архива или уполномоченному им лицу. Руководитель архива или уполномоченное им лицо в течение двух рабочих дней после получения заключения комиссии утверждает его. Уведомление пользователя производится в течение пяти рабочих дней устно или по его требованию — письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.

Акт приема-передачи дел на архивное хранение Организации, как частные, так и государственные, обязаны хранить свою документацию определенные сроки. Бумаги не всегда находятся в архиве компании, их можно сдавать на хранение в государственные или муниципальные архивы. Это делается после заключения договора с учреждением.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа. Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от Это: — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; — трудовая книжка; — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; — документы воинского учета для военнообязанных ; — документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи в графе 6 должна стоять подпись сотрудника. Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от

Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания акта приема-передачи. Если компания сдает документы в собственный архив, то процедура проходит почти аналогично.  Номер фонда в госархиве. ФИО, должности и подписи лиц, которые произвели прием и передачу бумаг в архив, дату осуществления операции. После заполнения и тщательной проверки формы руководители архива и организации должны утвердить документ. Для этого они расписываются в специальных графах в верхней части документа. К сведению!.

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Секретарю нужно достать все документы из личного дела, чтобы передать их на архивное хранение, и вернуть работнику оригиналы документов, если они были в личном деле. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" Пример 1. Правила оформления и передачи личных дел на хранение приведены в разделе 2. Шаг 1: раскладываем личное дело Раскладывая личное дело при подготовке к хранению, удалите из него копии личных документов работника: паспорта, военного билета, выписок со СНИЛС и ИНН, диплома, свидетельств о браке и рождении детей и др. Все это немедленно уничтожьте, следуя порядку, установленному в организации. Также уберите дублетные экземпляры копий приказов, черновики с расчетами выплат и т. Если в личном деле есть личная карточка, отложите ее. Личные карточки уволенных работников следует подшивать отдельно. Когда в деле не осталось лишних бумаг, приступайте к раскладке.

Подготовка документов к архивному хранению и передача их в архив

Порядок передачи документов архива на постоянное хранение 9. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный муниципальный архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты уничтожения документов, а также по просьбе организации на договорной основе. Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива. Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности акционированной, приватизированной , хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации см. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

Передача личных карточек работников на архивное хранение

Кадровое делопроизводство", , N 6 Передача личных карточек работников на архивное хранение Личная карточка - документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам. В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики - оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.

9. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение

Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется в соответствии с планом-графиком, который утверждается Главой Полевского городского округа по согласованию с источниками комплектования. Архивные документы принимаются в архивный отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. laskoucol

    ПОДОБНЫЙ СЛУЧАЙ БЫЛ В МОСКОВСКОМ МЕТРО В КОНЦЕ 70-Х ГОДОВ (ОБ ЭТОМ ДАЖЕ ФИЛЬМ СНЯЛИ)

  2. Людмила

    Спс взаимно.

© 2018-2020 alexpok-lab.ru